שימוש נכון בג'ימייל (2)

במאמר הקודם הסברנו כיצד לסנן את המכתבים שנמצאים בתיקיית הדואר הנכנס לתיקיות ותיקיות משנה. המטרה המרכזית היא שתיקיית האינבוקס תהיה לראשונה ריקה לגמרי מאז שפתחנו אותה. ועכשיו ניתן יהיה ללמוד כיצד עלינו להתייחס לחומר חדש שנכנס אלינו.

יש שיטות רבות של ניהול זמן ואחת המוכרות שבהן היא שיטת GTD שפיתח דיוויד אלן לאחר שנים של עבודה מול מנהלים בכירים. לא נרד לעומקן של החלטות, סוף סוף את הניתוח תוכלו לקרוא בספר (מתורגם גם לעברית) אך נסביר את העיקרון המנחה את שיטת העבודה.

ראשית, כל משימה שאנחנו מקבלים ביום נכנסת גם היא למעין "דואר נכנס" על השולחן שלנו וכך כל המשימות, הרצונות, המחשבות, היעדים, החולמות הכל מרוכז במקום אחד. בזמן מסוים קבוע מתחילים לעבור על תיבת הדואר הנכנס (במייל או על שולחן העבודה) וביחס לכל פריט (או כמו שהוא נקרא בספר – חומר) שואלים מספר שאלות שעוזרות לנו להחליט מה לעשות עם הפריט.

ניתן לראות את התרשים הבא:

התרשים מחלק קודם כל בין פריטים שיש פעולה ישירה קשורה אליהם וכאלה שאין פעולה ישירה קשורה.

אם אין פעולהנתייק במקום רלוונטי (במייל עלינו רק לבחור העבר לתיקייה רלוונטית) ונייצר קישור למעקב בעוד כמה זמן (יש תוספים לgmail שיכולים לשלוח לנו את המייל בעוד מספר ימים/חודשים לבקשתנו), או לחילופין נשליך את הפריט לאשפה.

אם יש פעולה ישירה קשורה נעביר אותה גם במסכת שאלות ונקבל החלטות.

אם הפעולה לא שלנו – נאציל אותה למישהו אחר, אם היא מוטלת עלינו – והיא קצרה (פחות משתי דקות) נבצע מיד. אם הפעולה תיקח יותר זמן – נקצה זמן ביומן או נעביר לרשימת דברים דחופים שיש לבצע בהתאם לצורך.

כל החלטה שנקבל היא אישית שלנו, בספר תוכלו לקבל הכוונה לחלוקה נכונה. כמובן שבהתחלה התהליך קשה אך מטרתו היא שמירה על הסדר והוא מלמד איך להפוך את קבלת ההחלטות לפחות מתסכלת ויותר מהנה.

מוזמנים לספר לנו את הסיפור שלכם, איך אתם מנהלים את היומן? וכן, לשאול שאלות ולהעיר הערות.