איך לנהל את העסק במקום אחד

איך לנהל את העסק במקום אחד?

אנחנו מדברים הרבה על ניהול עסק. הבעיה היא שאנחנו מתכוונים בדרך כלל לתפעול שלו.
כל מה שאנחנו תופסים כ"ניהול", כמו הנהלת חשבונות, בירוקרטיה, ניהול צוות עובדים, ניהול זמן וכו' – הם למעשה טכניקות וכלים לתפעול רציף של העסק.

זה חשוב מאוד. בלי זה העסק לא מתפקד. אבל, האם באמת אנחנו מנהלים את העסק כשאנחנו מתמקדים בתפעול שלו?

ההבדל העיקרי בין ניהול של עסק לבין תפעול שלו, טמון בדיוק בהבדל שבין לעבוד בשביל העסק לבין עסק שעובד בשבילי.

כשאני מתפעל את העסק – אני נותן לצרכים המיידיים והשוטפים של העסק לנהל אותי. אני יכול להתאמץ לעשות את זה בצורה מסודרת ויעילה, לקבוע עוגנים בלו"ז, לא לבזבז כסף, להדריך את העובדים שלי הכי טוב שאפשר, אבל בסופו של דבר – אני עובד בשביל העסק.

אם העסק שלי הולך לכיוונים לא נכונים, או לא מספיק מדוייקים, או אם לא ברורים לי המטרות שבשבילם הקמתי את העסק וברור שאני לא מתקדם לכיוונם – אני בבעיה. אני כמו אוגר שמסתובב על קרוסלה ומדווש בלי סוף – מכור לאיזשהו סם לא נראה שמספק לי את האנרגיה להמשיך בזה לנצח – אבל אני לא מגיע לשום מקום.

אז מה זה אומר לנהל את העסק?

לנהל את העסק, פירושו של דבר שהעסק עובד בשבילי.

זה אומר שאני לומד לקחת צעד אחד אחורה, להתבונן בעסק שלי מבחוץ, בעמדת אורח או מבקר מסעדות, מפסיד קצת בתפעול השוטף של העסק, אבל מרוויח המון בכך שאני מתפנה לנהל אותו.

הניהול של העסק כולל 3 שלבים חיוניים:

בשלב הראשון,  אני קודם כל בונה לעסק שלי את תכנית ההצלחה שלו. תכנית ההצלחה צריכה להיות מורכבת בראש ובראשונה מהגדרת המטרות העסקיות שלי, והצבת יעדים מדידים. בשלב הזה בונים את מה שנקרא KPI's  – מדדי מפתח מנבאי הצלחה. נקדיש לנושא הזה פוסט נפרד בעזרתו יתברך.

בשלב השני, אני עוצר הכל, מתבונן ולומד את העסק שלי. בשלב הזה אני מנתח את המצב הקיים, עושה סגמנטציה, מפלח את ערוצי השיווק שלי, ומבודד פרמטרים שונים שיש להם השפעה על המכירות, על ההכנסות ועל הרווחיות שלי בעסק. השלב הזה נקרא שלב האנליזה.

בשלב השלישי והאחרון, אני לוקח את מה שקיבלתי באנליזה שערכתי, ויוצר את מה שנקרא בשפה העסקית – אופטימיזציה. אופטימיזציה פירושה התייעלות, על בסיס נתוני האנליזה שהתקבלו.

אם למשל אני רואה ש20% מהלקוחות שלי מגיעים דרך פייסבוק, 30% דרך גוגל, ו-50% מ"חבר מביא חבר", אז לכאורה מה שכדאי לי לעשות עכשיו זה להשקיע יותר בחברים, שידעו מה אני עושה בעסק שלי ויביאו לי עוד לקוחות. אבל בסגמנטציה איכותית מה שכדאי לעשות זה לפתלח לא רק לפי ערוצי השיווק, אלא גם למשל לפי גובה העסקאות. ואז נגלה אולי מצב מעניין, שאולי 50% מהלקוחות הגיעו דרך חברים, אבל אותם לקוחות אחראים רק ל20% מההכנסות של העסק שלי, לעומת 80% מההכנסות שמגיעות מלקוחות שהגיעו מגוגל ופייסבוק.

איך זה הגיוני? יכולים להיות כל מיני סיבות לזה. אולי בגלל שלקוחות שמגיעים דרך חברים רוצים לעשות לי טובה אבל לא באמת יקנו את המוצרים היותר מתקדמים שלי. אולי בגלל שלקוח שהגיע מגוגל הגיע אלי אחרי שהוא כבר עשה מחקר שוק בנושא ועבר כמה ספקים עד שפנה אלי בסופו של דבר, וזה כנראה לקוח יותר "חם".

בכל מקרה,  בהנחה שבנינו תכנית מדידה (KPI's), ובהנחה שביצענו אנליזה בהתאם למבנה של העסק שלנו, נוכל לבצע בשלב הזה אופטימיזציה איכותית ולקבל תוצאות הרבה יותר טובות בהמשך.

דרך מעניינת לממש את המודל המשולש הזה בעסק קטן בישראל, היא באמצעות המערכת הנפלאה שפיתחו 2 יזמים צעירים מוכשרים שנקראת office-guy. מעבר לכך שהמערכת הזאת היא מערכת הנהלת החשבונות הטובה כיום בישראל (ועל כך אולי נרחיב ביום מן הימים בפוסט נפרד ..), היא מאפשרת למעשה לממש את שלושת השלבים הללו בצורה יוצאת דופן, בעסק שלכם.

המערכת מאפשרת בניה של תכנית הצלחה לעסק ,שתשקף את המטרות העסקיות שלכם ותתן לכם בכל רגע נתון תמונת מצב עדכנית על מידת ההתקרבות שלכם לקראת מימוש המטרות שהגדרתם לעצמכם.

המערכת מאפשרת גם את כל הכנת הסגמנטים שדיברנו עליהם, ולהגדיר שדות מיוחדים לכל מכירה שקורית אצלכם בעסק. למשל אפשר להגדיר שדה מיוחד שיראה לנו בכל מכירה, מאיפה הגיע אלינו הלקוח, או איזה סוג מוצר הוא קנה וכו'.

בשלב השלישי, המערכת מאפשרת לקבל דו"חות מטריפים שיכולים להעיף את העסק קדימה ברמות מדהימות, ולעשות את כל האופטימיזציה שדיברנו עליה.

רק נזכיר בדרך אגב את שאר היכולות של המערכת להנפיק מסמכי מכירה אוטומטיים (חשבוניות, הזמנות עבודה, הצעות מחיר), לשלוח מיילים אוטמטיים ללקוחות שלכם, לנהל מאגר לקוחות וקשרי לקוחות, לנהל את כל התקציב וההכנסות וההוצאות שלכם, ובסוף לשלוח את הכל לרואה החשבון שלכם בלחיצת כפתור.

תוספת של הרגע האחרון – יניב ואפי, היזמים שמאחורי המערכת, קראו את הכתבה והם מציעים הצעה מיוחדת לכל מי שקרא עד פה ומתעניין במה שיש להם להציע. אז החלטנו לפרגן ולפרסם פה את ההצעה שלהם (ואם אתם קוראים את זה עכשיו – סימן שהיא עדיין בתוקף..).
ההצעה שלהם היא להעניק לכם שימוש חינמי לגמרי במערכת, אם אתם בעלים של עסק קטן שצריך להוציא כמה מסמכים בודדים כל חודש, ולא ידעתם איך לעשות את זה בצורה יעילה עד היום. אז כנסו ללינק ותהנו מההטבה. יניב ואפי – תודה רבה!