שימוש נכון בGmail – להתחיל לסנן – 01

גם אתה טובע בתוך תיבת הדואר הנכנס?

גם את פותחת בבוקר את תיבת הדואר ומגלה שיש לך עוד 50 הודאות דוא"ל שלא קראת, נוסף על ה1000 שכבר הזנחת קודם?

אני כאן כדי לספר לכם שיש דרך אחרת. יש שיטה טובה ובדוקה לנהל את שגרת היום, להקדיש זמן לדואר האלקטרוני, ולנהל אותו במקום שהוא ינהל אותנו.

לאורך השנים נכתבו לא מעט מדריכים ורעיונות על טיפול נכון בדוא"ל. גם החברות Microsoft, Apple וGoogle מנסות לחדש לנו בכל פעם מחדש עיצוב שונה או תוסף חדש כדי לעזור לנו להתמודד בצורה טובה יותר. רק לאחרונה השיקה Google את האפליקציה האחרונה שלה Inbox שנותנת לחשבון הGmail מראה עדכני ושימושי יותר.

זוהי תמונה של פילוח שוק ממאי 2015 המתייחס לאפליקציה בה המשתמשים בוחרים כדי לקרוא הודעות במייל. אך האם לאחת מהחברות יש את ה"תשובה" לאיך משתמשים נכון במייל?

בתקופת הלימודים שלי, חבר סיפר לי לראשונה על GTD. זהו קיצור לביטוי Getting things done, ובעברית "לגרום לדברים להיעשות". הוא סיפר שיש ספר, עם אג'נדה ברורה לגבי ניהול משימות ומייל והציע לי לקרוא, הזמן עבר וכעבור חצי שנה קיבלתי את הספר במתנה מקבוצת תלמידים שלי. הספר מתאר את הדיאלוג המתסכל שכולנו מנהלים עם רשימת המשימות שלנו, ודוחים אותה אחת אחרי השניה. בכך אנחנו יוצרים עומס, על משימות יומיומיות ועוד לא דיברנו על החלומות הגדולים והשאיפה להתפתחות אישית גדולה יותר.

יוזם הרעיון, מבאר בספר בצורה לוגית את הקונספט המוצלח שלו שהוביל מנהלים מרדיפה אחרי רשימת משימות לניהול של המשימות. בעתיד נרחיב יותר על הספר והרעיון מכיוון שישבו הרבה לתרום ליזמים צעירים, שעלולים להרגיש מותקפים בגשם של מטלות, אך כרגע נתמקד במייל.

הרעיון המרכזי הוא שתיבת הדואר הנכנס – תהיה ריקה.

להרים את הלסתות מהרצפה כדי שנוכל להמשיך – כל אלפי המיילים שיש לכם בתיבת הדואר צריכים להיות מתוייקים ומסודרים בתוויות ותגיות כך שתיבת הדואר הנכנס תהיה ריקה.

תכף נגיע להדרכה מעשית, ולשאלה 'האם זה בכלל אפשרי?', ורק נאמר שהשלב השני הוא הטמעה של שיטת חשיבה (סדרת שאלות לצורך פעולה) לגבי המייל הראשון שנכנס אל תיבת הדואר הנכנס. כך שמיד כשיגיע תתקבל החלטה ראשונית מה לעשות איתו וההחלטה הזו תניע לפעולה בעתיד.

אז איך מסדרים כמה אלפי מיילים?

שאלה טובה, נניח שיש לי בתיבה 3000 מיילים, ונניח שלוקח לי בין 5 ל10 שניות זמן ממוצע להחליט ולבצע פעולה של תיוק ביחס למייל בחישוב פשוט מדובר ביותר מארבע שעות של מיון מיילים רציף באותו הקצב. אפשר אולי לומר שאם זה המחיר של ניהול תקין שווה לשלם אותו – אבל מה אם כמות הדואר גדולה יותר? ומה אם זמן ההחלטה מתארך? ומה עם מנוחה?

התשובה הטובה ביותר היא אוטומציה – גם היא תדרוש מכם זמן, ומניסיון כדאי להשקיע אותו כדי שבעתיד ההתנהלות תהיה טובה יותר אבל היא תהיה מתסכלת פחות ומהירה יותר.

בGmail קוראים לזה מסננים, ובOutlook זה מופיע בשם כללים. הרעיון אחיד, מייל שמגיע אל הדואר הנכנס עובר בדיקה על ידי השרת ונכנס אוטומטית לתיקייה רלוונטית. בעת יצירת המסנן או הכלל תוכלו לבקש מהשרת להריץ כרגע בדיקה על כל ההודעות שנמצאות עכשיו בתיבת הדואר הנכנס ולסנן אותם גם וכך יתויקו באופן אוטומטי עשרות הודעות.

בעבר העברתי שיעור פרטי למנהלת פניות הציבור באחד מהארגונים הגדולים המתעסקים בבטיחות בדרכים, המייל שלה היה מוצף בפניות וכשהמנהל הראשי עשה בדיקה ושלח פניה, היא הגיעה לענות לו רק כעבור שבוע – כי ענתה קודם לפניות ישנות ואפילו לא ידעה שיש פניה שלו שמחכה בתור. במהלך השיעור יצרנו כללים שונים שתייקו עבורה פניות פנים משרדיות באופן אוטומטי. לפתע נהיה סדר, פניות חיצוניות רוכזו במקום אחד, ופניות פנים משדריות שלעיתים יש לתת להם מענה קודם, הסתדרו אחת ליד השניה (למותר לציין, כי תיקייה אליה מגיעה הודעה שלא נקראה מסומנת)

ברגע שקולטים את עניין המסננים הוא הופך להיות פשוט ומהיר והוא תוך כמה רגעים יכול לנקות כמויות גדולות מאוד, ומצבורים גדולים של הודעות שכבר אינן רלוונטיות.

ומכיוון שתמונה שווה אלף מילים וסרטון שווה אלף תמונות, הכנתי לכם סרטון של דקה ורבע, על יצירת מסנן בGmail.

מוזמנים לצפות, להקדיש זמן לניקוי המייל וכמובן לשתף ולשאול שאלות בנושא.